Vi er blevet inviteret til opstartsmøde for evalueringen af vores projekt – hvad nu?
Forberedelse til mødet
Et vigtigt formål med opstartsmødet er, at I opnår indsigt i, hvad evalueringen vil indeholde – og ikke indeholde. Det kan derfor være en god idé at gennemlæse beskrivelsen af evalueringens indhold og proces inden opstartsmødet.
Før opstartsmødet vil I fra jeres bevillingsgiver (oftest Erhvervsstyrelsen) modtage et evalueringsoplæg. Evalueringsoplægget fungerer som det formelle grundlag for senere evaluering af jeres projekt, og vil indeholde evaluators udlægning af projektets effektkæde, en oplistning af projektets kvantitative indikatorer samt forslag til hjælpeindikatorer, som bidrager til at synliggøre projektets værdiskabelse. I bedes forud for mødet gennemgå evalueringsoplægget og forberede eventuelle kommentarer og spørgsmål, så vi kan gennemgå dem sammen.
Indhold af opstartsmødet
Opstartsmødet varer ca. 1½ time og vil have følgende dagsorden:
1. Introduktion til evalueringens formål, indhold (evalueringsparametre) og proces. Det meste kan I på forhånd orientere jer om under Evaluering.
2. Gennemgang af evalueringsoplægget. Under dette punkt drøftes projektets formål og rationale, projektets kritiske succesfaktorer og ikke mindst projektets kvantitative målsætninger.
3. Planlægning af evaluering, herunder:
- I hvilket omfang projektledelsen har mulighed for at indsamle data om projektet
- Gennemgang af ansvar for planlægning og afvikling af interviewdagen
- Særlige opmærksomhedspunkter i forbindelse med evalueringen
- Forventet tidspunkt for evaluering (interviewdag og øvrig dataindsamling)
Efter opstartsmødet
Efter opstartsmødet tilretter evaluator evalueringsoplægget på baggrund af aftalerne ved opstartsmødet og sender det herefter til godkendelse hos jer og bevillingsgiver.
Skulle der ved opstartsmødet have vist sig behov for ændringer af indikatorer eller måltal i strukturfondsprojekter (altså projekter med EU-medfinansiering), er det jeres ansvar som bevillingsmodtager at ansøge Erhvervsstyrelsen om godkendelse af disse ændringer.
