Evalueringsprocessen

Evalueringsprocessen (både midtvejs- og slutevalueringer) forløber over 3 faser, som involverer jer:

1) Forberedelse

• På opstartsmødet aftales cirka-tidspunkt for evalueringen. I god tid før dette tidspunkt vil evaluator kontakte dig med forslag til konkrete datoer for interviewdag. Du bedes hurtigst muligt meddele evaluator, hvilke datoer der vil passe jer. Afstem så vidt muligt datoforslag med de interviewdeltagere, som blev aftalt på opstartsmødets, så de også vil kunne deltage pågældende dato. Herefter overdrages den praktiske planlægning af interviewdagen til jer som projektholder.

• Evaluator vil ved samme lejlighed bede jer genbesøge evalueringsoplægget, der blev godkendt efter opstartsmødet. Såfremt der er behov for justeringer af det aftalte evalueringsgrundlag, bedes du hurtigst muligt meddele dette til evaluator. Dokumentet udgør evalueringens formelle grundlag (projektets succeskriterier m.v.) og vil få betydning for evalueringens konklusioner. Det er derfor vigtigt, at eventuelle ændrede aftaler med bevillingsgiver vedrørende projektets målsætninger mv. meddeles evaluator forud for evalueringen.

• Interviewene afholdes hos jer. I vil derfor som værter være ansvarlig for invitation af jeres partnere og de interessenter, det er aftalt bør interviewes ifm. evalueringen. Under Forberedelse til interviews kan I se en oversigt over, hvilke spørgsmål interviewdeltagerne kan tænke over på forhånd.

• I forbindelse med evalueringen skal der gennemføres en elektronisk spørgeskemaundersøgelse (se nedenfor under e-survey).
  • Til brug for denne bedes du sende en Excel-fil med e-mail-adresser på kontaktpersoner fra projektets partnere (deltagende virksomheder/organisationer) til evaluator.
  • Der må kun være én e-mail-adresse per partner/virksomhed og på den person, der har størst overblik over deres deltagelse i projektet.
  • Såfremt deltagerne kan have deltaget i forskelligartede aktiviteter, skal det i kontaktfilen markeres, hvilke typer aktiviteter, den pågældende har deltaget i.

2) Interviewdag og øvrig dataindsamling

De økonomiske rammer for evalueringen giver mulighed for følgende nedslagspunkter i dataindsamlingen:

Interviewdag

• På interviewdagen vil selve projektholdet blive interviewet om formiddagen. Deltagere, partnere og eventuel styregruppe vil blive interviewet over middag (i gruppeinterviews), så de mest centrale projektdeltagere er blevet hørt. Projektledelsen deltager ikke i disse interviews og behøver derfor ikke stå til rådighed om eftermiddagen. Evaluator sender jer et forslag til sammensætning af interviewpanel og -program i forlængelse af opstartsdialogen.
• Vi har fra jeres bevillingsgiver modtaget projektets centrale dokumenter (ansøgning, indstillingsskrivelse, seneste fremdriftsrapport), men i det omfang vi ønsker yderligere relevante dokumenter, beder vi jer stille disse til rådighed for vores arbejde.

E-survey

• Umiddelbart efter interviewdagen udsendes invitation til at deltage i e-survey til projektets deltagende virksomheder/organisationer via e-mail. Såfremt jeres projekt ikke har virksomheder som deltager, men i stedet individuelle personer, kan e-survey’en i stedet henvende sig til den pågældendes kontaktperson, mentor el.lign.
• Forud for lanceringen af e-survey’en, bedes I sende et varsel ud til deltagerne og opfordre dem til at besvare spørgeskemaet.
• Undersøgelsen vil som udgangspunkt være åben for besvarelser i en periode på ca. 14 dage.
• I enkelte tilfælde vil evaluator vurdere, at der ikke skal gennemføres e-survey. I så fald vil vi tale med jer om det tidligt i evalueringsprocessen.

Telefoninterview

• Som opfølgning på interviewdagen eller som supplement til spørgeskemaundersøgelsen kan evaluator efter behov gennemføre enkelte telefoninterviews af relevante personer.

3) Færdiggørelse af evalueringen

• Når al dataindsamling er gennemført, skriver evaluator et rapportudkast, der bliver sendt til jer i Word-format. Dette giver jer mulighed for at afgive kommentarer til rapportudkastet,  herunder adressere eventuelle faktuelle fejl og misforståelser.
• Herefter opdaterer evaluator rapportudkastet (i det omfang evaluator selv kan stå inde for rettelserne), hvorefter udkastet overleveres til og drøftes med jeres sagsbehandler, inden evalueringsrapporten færdiggøres.
• Den endelige version af rapporten tilhører herefter bevillingsgiver, som I eventuelt kan rekvirere den endelige rapportversion fra.